Korrekt journalføring i veterinærklinikker (eller enhver anden virksomhed, for den sags skyld) er meget vigtig. Nogle dokumenter skal opbevares i en given periode på grund af regler, og nogle er værd at beholde, da de er fyldt med information, der kan hjælpe dig med at forbedre effektiviteten af din virksomhed. Hvad er metoderne til og fordelene ved at føre korrekt journal i din virksomhed?
Vigtigheden af journalføring er afgørende for enhver veterinærklinik. En praksis kan producere en masse dokumenter hver måned – kontrakter, fakturaer, vilkår for særlige tilbud, rapporter osv. De fleste af dem indeholder følsomme data eller informationer, der er afgørende eller blot nyttige for virksomheden. Det er kort sagt derfor, at journalføring er så vigtig i enhver form for virksomhed. Men hvordan skal du gribe denne opgave an for at styre dokumentationen effektivt?
Vigtigheden af forretningsdokumenter i en veterinærklinik
Der er mange grunde til, at du skal opbevare bestemte dokumenter i din virksomhed i en bestemt periode. Det er ikke kun vigtigt at føre forretningsoptegnelser, det er i mange situationer en nødvendighed. Sørg for, at du ved, hvilken type dokumenter du skal opbevare, hvor længe, i hvilken form og hvordan.
Bortset fra dokumenter som kontrakter og fakturaer, hvor opbevaringsperioden er defineret af regler, bør du også overveje at gemme optegnelser, der har værdi for din virksomhed. De fleste mennesker, der driver virksomhed, forstår ganske godt vigtigheden af at føre optegnelser i en organisation. Spørgsmålet er ikke: "Hvorfor skal vi føre optegnelser" men "Hvordan"?
Journalføring i erhvervslivet: Hvilke tilgange findes der?
De fleste virksomhedsejere ved, at de skal opbevare dokumenter, men det er ikke alle, der er klar over vigtigheden af nøjagtig journalføring. For et par årtier siden opbevarede alle virksomheder deres dokumenter og oplysninger i traditionel papirform. I dag er der et alternativ. Du kan arkivere din dokumentation i digital form. Du behøver ikke engang at have dit eget arkiv.
Dokumentationsadministration
Der er mange virksomheder på markedet, der minder virksomhedsejere om, hvorfor det er vigtigt at føre journal, og de tilbyder dokumenthåndteringstjenester. Hvis du beslutter dig for at vælge denne tilgang til håndtering af dokumenter, behøver du ikke at bekymre dig om at behandle og opbevare virksomhedsjournaler i dine arkiver, du skal blot betale en tredjepart for at gøre det for dig.
Intern dokumenthåndtering
Ved at tage sig af dokumenter internt får du mere kontrol over dine data, og du får mulighed for at spare penge på administrerende tjenester. Der er to måder at administrere veterinære forretningsjournaler på internt. Den første er den gammeldags måde, hvilket betyder opbevaring af traditionelle dokumenter. Den anden måde er meget mere innovativ og smart - en cloud-baseret administrationssoftware til veterinærklinikker, som gør det muligt for dine medarbejdere at generere online dokumenter på få sekunder.
Fordele ved at føre journal internt i digital form
Provet Cloud veterinærsystem forenkler dit arbejde på stort set alle niveauer. Her er nogle af fordelene ved korrekt journalføring.
Sikker opbevaring af forretningsoplysninger
Dokumenter, der opbevares i papirform i et arkiv, kan blive ødelagt (ved brand, oversvømmelse osv.) eller endda blive stjålet. At opbevare dem i en online-form, i en sky, er en meget bedre løsning. Udbydere af cloud-løsninger har de rigtige ressourcer til at garantere sikkerheden af dine forretningsdata.
Hurtig adgang til dokumentation
Har du brug for at arbejde hjemmefra i løbet af dagen? At føre journal internt i digital form understøtter fjernarbejde. Du kan få adgang til dine virksomhedsdokumenter, generere nye dokumenter eller underskrive nogle af dem ved hjælp af en e-signatur med et enkelt klik hvor som helst og når som helst via veterinærstyringsapplikationen.
Bedre business intelligence
Nogle dokumenter, som din klinik er i besiddelse af, indeholder information, der kan sætte din virksomhed i stand til at træffe mere datadrevne beslutninger. Hvis du vælger Provet Cloud, vil du blive forsynet med velbeskyttet data warehouse software, der kan integreres med business intelligence-værktøjer. Alle data, der er gemt i elektronisk form, er nemme at behandle for at opnå nyttig indsigt.
Effektiv dokumentcirkulation
Effektiv journalcirkulation påvirker effektiviteten af hele veterinærklinikken positivt. I mange tilfælde vil dine dokumenter blive taget hånd om automatisk. Det vil give dig og dine medarbejdere mulighed for at fokusere på det, der er vigtigt – at tage sig af patienterne.
Intern journalføring kan være let. Kontakt os og bed om en demo af vores software for at se, hvordan den kan gøre dit daglige arbejde lettere.
